Microsoft Outlook е богат на функции имейл клиент, но някога може да искаме функция, която я няма. Има много инструменти на трети страни, безплатни и платени, които добавят функционалност към Outlook или подобряват съществуващата функционалност.
От makeuseof разбираме за 4 инструмента за Microsoft Outlook, които добавят полезна функционалност или осигуряват бърз достъп до настройките и функциите на Outlook.
1. OutlookTools
OutlookTools е безплатен инструментариум за Outlook в Windows, който осигурява бърз и лесен достъп до настройките на Outlook и папките с данни. Можете също така да имате достъп до някои инструменти на Windows в OutlookTools, като Registry Editor и Event Viewer. На OutlookTools прозореца ще видите в ляво меню, от което можете да получите достъп до различните налични инструменти.
Екранът General показва информация за Outlook инсталацията ви и някои бутони за бърз достъп до Outlook и Windows инструменти. Ако имате проблеми с PST или OST файлове на Outlook, използвайте бутона “Run ScanPst”, за да сканирате файла. Стартирането на ScanOst вече е остарял вариант, защото не се поддържа от Outlook. Можете също да стартирате Outlook в Safe Mode директно от General екрана.
Екранът “Folder Paths” дава бърз достъп до папките, които Outlook използва за съхраняване на данни и настройки. Повечето от тях са само за справка, но можете директно да отворите папките от екрана “Folder Paths”.
Има временна папка, използвана при отварянето на прикачените файлове, описани в долната част на прозореца. Можете да изпразните тази папка чрез бутона Empty Folder.
Екранът “Startup Switches” изброява всички налични команди, които можете да използвате, за да стартирате Outlook по специфични начини. Задръжте курсора на мишката върху всяка от тях, за да научите какво прави. Например, можете да премахнете всички имена и имейл адреси от списъка за автоматично попълване, когато стартирате Outlook.
Outlook включва функция за защита, която блокира прикачени файлове, които могат да повредят компютъра ви с вируси или други заплахи. Някои типове файлове, като EXE файлове, изпратени като прикачени файлове, се блокират автоматично. Екранът “Blocked Attachments” изброява типовете файлове, блокирани от Outlook. За да отблокирате типа на файла, поставете отметка в квадратчето за желания тип в списъка. Внимавайте обаче какво деблокирате. Outlook блокира тези типове файлове, защото те могат да представляват риск за вашия компютър.
2. Email Insights
Email Insights е лек клиент за търсене в Outlook и Gmail. Той има бърза функция за автоматично довършване и търсене на неясни имена и автоматично коригира правописа. Когато стартирате Email Insights, се показва екранът Account Selection. Кликнете върху Outlook. След това в следващия диалогов прозорец изберете профила, в който искате да търсите. Въведете думата си за търсене в полето за търсене и натиснете Enter. Можете също така да отваряте допълнителни раздели, за да извършвате няколко търсения в същия прозорец. Всеки раздел е обозначен с думата за търсене за този раздел.
3. Outlook-Google Calendar Sync
Използвате ли календари с Google и Outlook? Ако е така, навярно търсите начин да синхронизираните двата календара. Outlook Google Calendar Sync е безплатен инструмент, който осигурява еднопосочно и двупосочно синхронизиране между календарите ви в Google и Outlook. Можете да синхронизирате от Google с Outlook, Outlook с Google или да синхронизирате в двете посоки, като обедините двата календара.
Когато отворите Outlook Google Calendar Sync трябва да изберете пощенската кутия на Outlook и календара на Google, които искате да синхронизирате. В раздела Outlook изберете Default mailbox или Alternative mailbox и след това изберете пощенската кутия, която искате да използвате. Ако имате повече от един календар за избраната пощенска кутия, изберете календара, който искате да синхронизирате, от падащия списък “Select calendar”.
След това кликнете върху таба Google, кликнете върху “Retrieve Calendars”, и изберете имейл акаунта, съдържащ календара, който искате да синхронизирате от падащия списък “Select calendar”. Ще бъдете помолени да влезете в профила си в Gmail в браузъра по подразбиране. Кликнете върху “Allow” в браузъра си, когато бъдете подканени да дадете разрешение на Outlook Google Calendar Sync за достъп до вашия календар.
След това ще получите код, който ще позволи на Outlook Calendar да се синхронизира с Google Calendar. Изберете кода, копирайте го, поставете го в полето “Authorization Code” в диалоговия прозорец “Authorize Google Access” и кликнете върху “OK”.
Кликнете върху Sync Options таба и изберете Direction в How секцията. Изберете Date range под “When”, и “Attributes to include” под “What”. Също така можете да промените начина, по който приложението работи в таба “Application Behaviour”. След като изберете настройките си, кликнете върху “Save”.
За да синхронизирате календарите си, кликнете върху таба “Sync” и после върху “Start Sync”. Напредъкът и резултатът се показват в таба “Sync”. Следващия път, когато искате да синхронизирате едни и същи календари, отворете Outlook Google Calendar Sync и кликнете върху “Start Sync”. Вашите настройки остават същите, ако сте ги запазили.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer е безплатен инструмент, който сканира PST файлове в Outlook и ви позволява да преглеждате във файла всички елементи (имейли, контакти, списания, календари, задачи) и да запазвате отделни елементи или всички елементи в различни формати.
Когато стартирате Stellar PST Viewer, изберете PST файл като използвате бутона “Select Outlook File”. Освен това може да използвате Find Outlook File да търсите PST файлове. По подразбиране PST файловете са в папката C:Users%username%DocumentsOutlook Files folder.
Всички имейли, контакти, списания, календари, задачи са изброени в дървовидна структура от лявата страна на главния прозорец. Можете да изберете елемент, да кликнете с десния бутон върху него и да изберете формат, за да запазите елемента.
Вижте 5 полезни съвета за работа с Gmail, Outlook Mail и Yahoo Mail
Discussion about this post