Потребителите днес са малко преситени от прекалено многото съвети, които онлайн медиите предлагат за работа с Gmail. По тази причина мнозина избягват с досада всяка статия по темата, но според специалистите има още какво да научим.
Оказва се, че няма такова нещо като „твърде много Gmail съвети“, затова решихме да ви предложим тези 4 съвета за това как правилно да отговаряме на имейли в Gmail. Информацията е на анализаторите от Make Use Of и с тяхна помощ ще си осигурите по-голяма производителност ако използвате ежедневно тази услуга.
1. Променете темата на имейла
Полето с темата на имейла не се показва по подразбиране в диалоговия прозорец за отговори. За да го покажете трябва да кликнете върху малката стрелка отляво на полето „To“, а след това да кликнете „Edit subject“ от падащото меню, което се появи. От падащото меню кликнете върху Edit subject линка.
2. Добавете полетата за копие („CC“) и скрито копие („BCC“)
Тези полета също са скрити по подразбиране. За да ги покажете трябва да кликнете върху полето „To“ и под него ще се покажат полетата „CC“ и „BCC“.
3. Отговор до всички по подразбиране
Тази опция не е харесвана от много корпоративни служители, и голям брой потребители считат отговорът до всички за много лош съвет, тъй като в бързината може да изпратим отговора си до контакти, които не сме забелязали, че са копирани в оригиналния имейл – или пък са били поставени в полето за скрито копие. По тази причина в много компании тази опция не е препоръчителна. „Reply To All“ (отговор до всички) трябва да се използва пестеливо във всяка услуга за електронна поща и особено в Gmail.
Но ако сте решили, че онова, което искате да изпратите, не е удачно да бъде разпространявано чрез Twitter или някоя друга социална мрежа, тогава всичко е наред. Освен това, ако работите в среда, където имейлът е основното място за дискусии, тогава може да си го позволите. В такива случаи може за известно време да активирате „Reply To All“ от Settings> General> Default reply behaviour. Това ще замени „Reply“ иконата „Reply to All“ икона.
Все пак, не забравяйте, че подобен подход винаги води до нежелан имейл (спам), така че по принцип опцията „Reply To All“ трябва да се използва само когато е очевидно, че е полезна, но никога не трябва да бъде изборът по подразбиране.
4. Изпращане на отговор и автоматично архивиране на отговора
Ако редовно архивирате имейли след като сте изпратили вашите отговори, тогава можете да си спестите много време като активирате бутона „Send and Archive“. Отидете до Settings > General > Send and Archive и активирайте бутона Show “Send & Archive” в опциите за отговор. Това е много полезна опция, ако и да ви изглежда простовата и само времето ще ви покаже колко е полезна, ако решите да я използвате.
Вижте как да се уверите, че Gmail акаунта ви не е бил хакнат
Discussion about this post