Препълнената кутия с непрочетени имейли е враг на всяка продуктивност. Няма да успеете да прочетете всичко, и онези ваши колеги, които очакват отговор от вас никога няма да успеят да го получат.
Ако искате да превърнете своя Inbox в предимство, се налага да посъветвате колегите си как предпочитате да работят с вас, дори и за това да се налага да ги принудите да престанат да ви заливат със съобщения.
Ето няколко полезни съвета дадени от Lifehacker.
1. Не изпращайте имейли с кратки отговори ‘ОК’
Най-често срещаният проблем, е когато някой реши да отговори на всички в един имейл с дълъг списък от получатели (опцията Reply To All) с ‘OK’. Това е не само губене на време, но и безполезно, тъй като не всички искат да узнаят, че някой е прочел имейл, и е съгласен с него.
При подобно положение, една забележка в края на имейла за това, че който има някакви съображения, може да ви попита насаме, или дори изречение като „Не трябва да отговаряте на този мейл, той е само за ваша информация”, ще свършат много добра работа. Да не говорим за много по-практичното „Обадете ми се ако имате върпоси”, което няма как да не се хареса на колегите ви, независимо от начина, по който са свикнали да работят. Така няма да губите време в препрочитане на стара информация, само за да се убедите, че единствената ‘новост’ е дразнещо безполезното ‘ОК’.
2. Използвайте кратки съобщения в предмета (subject) на имейла
Понякога е добра тактика да напишете кратко известие, или съобщение, изцяло в предмета на един имейл, и да го изпратите без друг текст. В този случай, единственото, което трябва да направите, е да поставите в края EOM (End Of Message), с което да покажете на получателите, че това е цялото съобщение, което искате да знаят.
Ако колегите ви не познават употребата на съкращението EOM, поставяйте в самия имейл обяснението ‘EOM = End of Message’, за да ги насочите. Така не само ще ги приучите към краткост, но и ще помогнете за бързината на четенето на електронната поща. По този начин можете да сте сигуни, че всеки ваш имейл ще бъде веднага прочетен, и ако ситуацията е спешна, няма как да не получите отговор.
3. Изпращайте само имейли, на които може да се отговори кратко
Мнозина забравят, че имейл кореспонденцията трябва да бъде кратка, за да може да се осъществи, особено ако става дума за рутинна ежедневна работа. В тази връзка, както е препоръчително да се избягва писането на дълги имейли, така и не бива да забравяме, че не трябва да ‘принуждаваме’ колегите си да ни дават дълги отговори.
За да избегнете това, просто трябва да се поставите на мястото на своя колега, и да се опитате да проумеете какво изисква информацията. Ако се налага да ви бъде обяснявано нещо, помолете за среща, или се обадете, а в електронната поща пишете само за неща, за които може да ви се отговори с няколко реда максимум.
Discussion about this post