Ако планирате да споделите електронно копие на документ от Microsoft Office, добре е преди това да проверите документа за скрити данни или лична информация, които биха могли да се съдържат в самия документ или в свойствата на документа (метаданни).
Тази скрита информация може да разкрие подробна информация за вашата организация или за самия документ, която не желаете да споделите публично, ето защо преди да споделите документа с останалите трябва да изтриете данните, които искате да запазите за себе си.
В документ на Office е възможно да се записват данни, които да не са непосредствено видими, когато разглеждате документ в програма от Office, но би било възможно други хора да ги видят или извлекат тази информация.
Скритата информация например може да включва данни, които програмите от Office добавят във файл, за да ви дадат възможност да си взаимодействате с други хора при писане и редактиране на документ. Това може да е добре в някои ситуации, но в други случаи може би ще искате да почистите вашите документи от всички лични данни, преди да ги споделите.
Как да изтрием скритите си лични данни от Microsoft Office документ?
Document Inspector е услуга, която е на разположение за Microsoft Office. Основните ѝ функции са да локализира и отстрани всякакви допълнителни данни от вашите документи. Преди да използвате Document Inspector, запишете документа. След това отидете до File > Info. От дясно на прозореца който се отвори ще видите някои от данните, които са генерирани от Microsoft Office. За да ги премахнете се отправете към Check for issues > Inspect document. Изберете опцията от която имате нужда, последвано от Inspect. След като Document Inspector си свърши работата, вие ще бъдете в състояние да отстраните всички намерени скрити данни. След като сте почистили скритата информация от вашия документ, можете да го запишете. Опитайте да го отворите и сканирате отново, за да си гарантирате, че всички данни са били отстранени.
Как да предотвратим записването на личните ни данни?
За всеки документ, който създавате трябва да приложите определена настройка. За да забраните на Office да записва метаданни за всеки документ, отидете в File > Options > Trust Center > Privacy Options. Под Document-specific settings, сложете отметка до „Remove personal information from file properties on save“. Както бе споменато, това ще спре записа на метаданни за текущия документ. Следващият път когато създавате нов документ ще трябва да приложите отново този трик.
Discussion about this post