За някои от нас работната седмица е доста дълга. Истинска борба е да се справим с всичко, което трябва да свършим. Разбира се ако успеем да намерим добър начин да управляваме времето си, то нашата продуктивност ще се подобри.
И както може би се досещате най-добрите начини за управление на времето ни се предлагат от инструментите на Google.
От Make Use Of ще ни посъветват как да подобрим производителността си с услугите на Google.
1. Block Time за имейли
Четенето и отговарянето на имейли може да заема голяма част от времето ви през деня. Обикновено обаче имаме и друга работа за вършене и пристигането на нов имейл може да ни разсейва. Например, може да работите по важен бизнес документ, но постоянно да се налага да спирате, защото идва нов имейл в пощенската ви кутия. За да го отворите, прочетете и отговорите, ще трябва да оставите документа на заден план.
В такива случаи може да блокирате определен период от време, през който да не ви разсейват пристигащите имейли. Разбира се, важните съобщения ще бъдат обслужвани с приоритет, а тези които могат да чакат, ще чакат.
Създаване на събитие
Можете да блокирате време в Google Calendar, чрез създаване на повтарящо се събитие с напомняне. Освен това, ако споделите календара си с други хора, те ще видят блокираното време. Трябва да изберете подходящата дата и час от Google Calendar, да дадете име на събитието, да създадете напомняне и да кликнете върху „Create“.
Отбелязване на съобщения за последващи действия
Ако използвате Gmail за вашия бизнес, лесно можете да следите важните съобщения, които пристигат по време на периода който сте блокирали. Един прост начин да направите това е чрез поставяне на знаменца. Gmail предлага приятна селекция от знамена, наречена „Stars“.
За да изберете някое, кликнете върху „Settings“ (иконата на зъбно колело) и отидете в таба „General“. Превъртете надолу до „Stars“ и плъзнете тези които искате да активирате от „Not in use в In use“. След това, когато видите имейл който искате да отбележите с флаг, кликайте върху звездата до него, докато се появи подходящият.
2. Планиране на времето
Планирането на работната седмица, е съществена част от управлението на времето. Трябва да сте сигурни, че правите възможно най-много неща за времето, което имате на разположение. Google Calendar може да ви покаже графика ви за целия ден, седмица, месец.
Функцията „Appointment Slots“
Може да използвате тази функция, за да покажете на другите кога имате свободно време за да си резервират среща при вас. Например, ако сте преподавател, може да създадете часови диапазон за срещи с учениците си. Ето как да направите това:
– уверете се, че вашия календар е в изглед „Day“ или „Week“.
– изберете деня и времето, когато ще бъдете на разположение.
– изберете „Appointment Slots“ в изскачащия прозорец.
– добавете име, вид и кликнете върху „Create“. В случай, че са необходими по-нататъшни подробности, кликнете върху „Edit Details“ вместо „Create“.
3. Оптимизиране времето на срещите ви
Няма нищо по-лошо от среща без план, организация или структура. Google Docs има няколко различни шаблони, които могат да ви помогнат да организирате митингите си. Влезте в Google Docs от Google профила си и кликнете върху „Template Gallery“. Превъртете надолу до категорията „Work“ и ще видите три „Meeting Notes“ шаблона. Всеки вариант съдържа едни и същи основни детайли, включително участници, дневен ред, бележки и действия. Те се различават само по техния външен вид.
Заявка за срещи
Изберете подходящата дата и час за срещата си в Google Calendar. След това кликнете върху бутона „Edit Details“. Когато се отвори страницата, в горния десен ъгъл ще видите място където може да добавяте гости. За да прикачите дневния ред, кликнете върху „Add Attachment“ под „Description“ и изберете файла.
4. Google Keep
Google Tasks е добър инструмент за организиране на задачите ви, но Google Keep има много предимства пред него.
Добавяне на задачи в Google Keep
С Google Keep лесно може да превърнете бележките си в задачи и списъци със задачи. А след това, ще можете да се възползвате от полезните функции за управление на тези задачи. Можете да настроите напомняне, да създадете списък за проверка, да прикачите изображение, да добавите рисунка, да си сътрудничите с колега, както и да закачите бележки в горната част на списъка.
Вижте 5 полезни Google приложения, които си заслужава да пробвате
Discussion about this post