Едно нещо е сигурно. Всички имаме електронни пощи и ги ползваме ежедневно (дори по излишно много пъти на ден, нали?). Използваме ги, за да общуваме с всички останали или пък за да организираме по-лесно личния ни живот.
Замисляли сте се обаче, за какво служат всъщност имейлите? Те не са за управление на личното време или за планиране и организиране на сътрудничество, а за прости кратки разговори между двама или повече души.
Не би трябвало да използвате имейлите си за организиране на събитие или обединяване на екип в проект, защото това свръх-използване на пощата води до загуба на производителността и до загуба и на време. В този смисъл, Lifehack ни показват някои от най-лошите ни навици, свързани с имейлингът.
1. Да ограничим препращането на копия на имейлите
Имате нуждата да държите всички в офиса ви информирани за новите неща край вас или работата ви? И затова им изпращате копие на тези съществени ваши имейли. Но хората, които ги получават се чудят – Дали трябва да отговоря? Дали трябва да запазя тази информация? А информацията, обикновено дори не засяга останалите въобще. Затова може би е по-добре да ги ограничим.
2. Бутонът “Reply to All”
Ако решите да отговорите, когато получите имейл-копие, за което писахме по-горе, не натискайте “Reply to All”. Опитайте се да отговорите персонално на човека, който го е изпратил, защото за много от колегите ви, това ще бъде просто спам.
3. Лош избор за тема на имейлите
Темата трябва да се подбере добре. Не пишете просто „Здравей от …“, а вместо това се опитайте да дадете повече детайли, но във възможно най-кратък вариант. Например : „Среща 29.06/снимки“. Когато изпращате имейл, получателят трябва да разбере още от темата му за какво става дума в писмото. Да не караме хората да гадаят, а да си го напишем в прав (но кратък) текст.
4. Използването на главни букви
Използването на главни букви няма да изкачи имейлите ви по-напред в пощите на другите. Да не забравяме, че в интернет пространството, най-често използването на главните букви означава, че КРЕЩИМ на някого и можем да бъдем криворазбрани, заради тях.
5. Приоритизиране на имейлите
Получавате много имейли, но трябва да признаете пред себе си, че не можете да отговорите на всички тях в момента, в който ги получите. Това е положението. Опитайте да ги приоритизирате, за да си освободите място и изтривайте тези, от които вече сте извлекли и запазили информацията на друго по-подреденото място от вашата поща.
6. Да избягваме ненужните думи
Също както при избора на тема и тук опитайте да кажете нещата по същество. Добавяйки още и още ненужни изречения само ще загуби вашето, а и времето на получателя.
7. Не е нужно да използваме имейлите за всичко
Дали просто искате да кажете нещо на някого или да изпратите важна информация и документи, да споделите идея или да поискате обратна връзка от някого, да планирате събитие или да организирате колегите, с които работите – не е нужно да използвате имейли през цялото време. Ако помислите какво съобщение искате да изпратите и до кого, ще използвате със сигурност по-подходящ инструмент за това. Не във всички случай имейлите са най-удобни за комуникиране.
8. Управление на проект чрез имейли
Да управлявате проект, по който работят няколко души с имейли често би довело до неразбирателство, раздразнение и объркване в хората. Когато съставяте и разработвате даден проект, най-вероятно трябва да се обсъждат задачи, да се споделя информация, да се следи работата на всеки. Но имейлите са за разговори, не за планове и детайли.
Discussion about this post